Focar em gestão do tempo e produtividade é requisito essencial de um bom gestor.
Conseguir administrar a agenda para otimizar o uso do tempo de trabalho de modo a ser o mais produtivo possível – e fazer com que a sua equipe também seja – pode definir o sucesso ou o fracasso do seu desempenho.
Por que gestão do tempo e produtividade andam juntas?
Na verdade, passar um longo período do seu dia trabalhando não garante, de forma alguma, que os resultados entregues sejam satisfatórios.
Muito mais do que a quantidade de horas trabalhadas, o que define um bom profissional é o que ele consegue produzir dentro do período normal de trabalho.
O seu objetivo é utilizar cada momento trabalhado da maneira mais eficiente possível para assegurar uma alta produtividade.
A produtividade, por sua vez, é a relação entre o que foi produzido em um processo e os recursos empregados para isso. Por isso que a gestão do tempo e a produtividade estão tão interligadas.
4 dicas para melhorar gestão do tempo e produtividade
Veja algumas dicas para melhorar a gestão do seu tempo e assim a sua produtividade.
- Priorizar as demandas
Além de ter uma lista de tarefas, é fundamental estabelecer a ordem de execução delas. Essa sequência deve ser baseada na prioridade das demandas.
A técnica ABC das Prioridades é muito usada pois ajuda a identificar a relevância das demandas e a importância de terminá-las naquele dia. A técnica funciona da seguinte forma, marque em cada tarefa:
- A) se a tarefa é urgente e precisa ser feita imediatamente;
- B) se a tarefa é importante, mas não precisa ser feita imediatamente;
- C) se a tarefa precisa ser feita, mas não há urgência.
- Planejar o tempo e o momento de execução das atividades
Para gerenciar o seu tempo, é essencial ter consciência do tempo que cada tarefa pode tomar. Quando tiver que fazer algo novo, estime o tempo que irá gastar com a atividade e procure respeitar o que tiver determinado.
Para isso, uma estratégia infalível é identificar o período do dia no qual você é mais produtivo. Todos temos um momento que conseguimos nos concentrar mais facilmente e render mais. Descobrir qual é o seu e aproveitá-lo pode melhorar muito a sua relação tempo e produtividade. Aliás, vale também observar esse quesito na sua equipe e provocá-los a fazer o mesmo.
- Estimular a autonomia dos vendedores
Como já falamos aqui, um dos desafios dos gestores para melhorar a gestão do tempo e produtividade é o acúmulo de funções.
Por isso, um líder precisa saber delegar tarefas e incentivar a autonomia dos colaboradores.
É claro que isso não acontece de uma hora para outra. O gestor precisa preparar o seu time para tomar decisões e executar atividades do modo esperado e dentro do prazo acordado. Cobrar a entrega de demandas e fornecer feedbacks apontando erros e sugerindo melhorias é parte desse processo.
Quanto mais autonomia a sua equipe tiver, mais tempo você terá para se dedicar a grandes decisões e para realizar o seu trabalho com eficiência, entregando os melhores resultados.
- Fazer somente reuniões produtivas
As reuniões costumam ser grandes inimigas da produtividade dos gestores. Quando se chega a um cargo de liderança, elas se tornam constantes e às vezes ocupam agendas de dias inteiros.
Dessa forma o ideal é sempre avaliar a real necessidade daquele encontro: ele é indispensável ou a questão pode ser resolvida por e-mail ou telefone?
Se a reunião for realmente necessária, o desafio é torná-la o mais produtiva possível.
Para isso, prepare a pauta com antecedência para evitar desvios do assunto. Além de ser pontual com o horário de início, definir um horário de término também faz com que a reunião seja mais eficiente.
Foque nos resultados, não nas horas de trabalho
Além de descomplicar muito a sua vida, esses recursos trazem mais eficácia à rotina de todo o time. Então, além de rever os pontos que listamos nas dicas para equilibrar a balança tempo versus produtividade, vale a pena investir nas tecnologias que são voltadas justamente para isso.
E vale lembrar sempre do mantra: a produtividade não é medida pelas horas trabalhadas, mas pelos resultados obtidos e pelas metas batidas.
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